Gestão financeira para restaurantes e pequenos negócios

Gestão financeira para restaurantes e pequenos negócios

De acordo com especialistas, a gestão financeira é um dos principais pilares para manter uma empresa competitiva.


Gestão financeira é um assunto que tira o sono de muita gente. Mas, ao invés de encarar a questão de frente, não falta quem feche os olhos para ela esperando que a contabilidade se resolva sozinha.

E, sim, sabemos que os números podem assustar quem não tem muita afinidade com esse tipo de burocracia, mas estamos aqui para mostrar que a gestão financeira não precisa ser um bicho de sete cabeças. Se o controle for minucioso e feito diariamente, as chances de a sua empresa ter problemas inesperados são muito menores.

A gestão financeira em dia proporciona um conhecimento mais apurado sobre as finanças do estabelecimento por períodos, possibilitando a transparência de informações importantes, como contas a pagar e receber. Isso dá uma visão do todo, facilita na hora de acompanhar a capacidade de compra de insumos e fazer investimentos.

Partindo da ideia de facilitar o seu dia a dia, neste artigo, você vai ler sobre o conceito de gestão financeira, porque ela é importante e como você precisa organizar as finanças da sua empresa daqui para frente. Confira:


MENU DE NAVEGAÇÃO

1 → O que é gestão financeira

2 → Porque a gestão financeira é importante para os negócios

3 → 8 passos para organizar as finanças de um negócio


1 → O que é gestão financeira

Como o próprio nome já indica, a gestão financeira são todas as ações de gestão vinculadas à análise, ao controle e ao planejamento de atividades financeiras, tanto de empresas quanto de pessoas físicas. É a partir daí que são detectados os problemas e são tomadas ações para corrigir possíveis falhas em uma empresa. 

Para manter o controle financeiro em dia, o empreendedor precisa estar atento ao fluxo de caixa, às análises do ponto de equilíbrio e de lucratividade, e ao balanço patrimonial que precisa ser realizado periodicamente, além de manter todas as operações financeiras em dia para a apresentação do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).

Uma boa gestão financeira envolve, entre outros pontos:

  • Controle de entradas e saídas e de contas a pagar e a receber; 
  • Planejamento financeiro, investimentos, aquisições e metas;
  • Automatização da gestão;
  • Projeção, análise e medidas preventivas para cenários imprevisíveis; 
  • Controle de estoque;

2 → Porque a gestão financeira é importante para os negócios

O principal erro de muitos gestores é não manter um controle eficiente de todas as suas movimentações financeiras. Isso inclui desde os pagamentos de salários e projeções de compras e vendas até manter o capital de giro e cobrir os gastos e custos das operações.

Manter essas contas sempre em dia é imprescindível para:

  • reduzir custos e aumentar o lucro;
  • entender a real situação financeira da empresa e;
  • avaliar quais são os melhores momentos para investir em infraestrutura, contratações, equipamentos, etc.

Sem um plano financeiro claro, não é viável elaborar e executar ações necessárias para atingir os objetivos da empresa.

Fazer previsões no longo prazo, para daqui a 5 ou 10 anos, por exemplo, pode ser complicado. Agora imagine como fazer isso sem um planejamento financeiro detalhado que acompanhe as ações da empresa. Os planos de curto prazo, que acompanham o dia a dia da empresa, servem para custear os planos financeiros de longo prazo, direcionando o que deve ou não ser priorizado em cada momento.

Trabalhar com achismos definitivamente não funciona quando uma empresa se propõe a crescer (ou mesmo quando ela apenas quer ter uma estrutura mínima para resistir durante uma crise).

3 → 8 passos para organizar as finanças de um negócio

Confira todos os pontos que merecem atenção na hora de fazer a gestão financeira do seu negócio:

1. Conheça seus custos recorrentes e pontuais

Para controlar seus custos, você precisa conhecê-los. Seus custos fixos são aqueles recorrentes, com os quais você sabe que precisará arcar todo mês, como o pagamento dos funcionários, aluguel e contas de água, luz e internet, por exemplo. Ao identificar quais são os seus custos fixos e fazer uma média aproximada do valor reservado mensalmente para eles, é possível se planejar para que o dinheiro para cobri-los seja prioridade.

Já os custos variáveis e pontuais são aqueles que mudam de um mês para o outro, e costumam variar de acordo com a demanda do negócio. Entendê-los também é importante para que você consiga fazer investimentos mais inteligentes e saiba como focar no que é realmente necessário para cada momento.

2. Não misture renda pessoal e da empresa

Essa é uma regra básica e que não admite exceções. Separar finanças pessoais e da empresa é imprescindível para manter a saúde financeira de ambas as partes. Imagine fazer um relatório de gastos ou entender se as vendas de um produto geraram lucros ou não se você não consegue reconhecer a origem de cada receita ou despesa? Isso dificulta ainda mais o balanço de quais são as reservas exatas da empresa, além de gerar problemas com a Receita Federal.

Em casos de transferências de contas, por exemplo, a receita pode entender que a empresa deixou de pagar imposto sobre os valores depositados diretamente à pessoa física ou que a empresa está fazendo seus pagamentos sem causa para a pessoa física, alterando o cálculo da alíquota do IR (Imposto de Renda) de 35% para 43% na tributação efetiva.

3. Entenda onde otimizar recursos

Mais do que controlar quanto você gasta, invista em otimizar os seus recursos. Ao usar o seu dinheiro de forma inteligente e organizada, a lucratividade se torna uma consequência. Por isso, gerencie bem as suas compras, evite manter mercadorias paradas por muito tempo e negocie valores e formas de pagamento com seus fornecedores.

Além disso, procure encerrar o seu mês operacional por volta do dia 25 para dedicar os últimos dias do mês para a realização e conferência de cálculos e para confeccionar as folhas de pagamento. Ao separar o tempo necessário para cuidar da gestão financeira, você conseguirá ter um diagnóstico mais claro de como pode otimizar os seus recursos.

4. Tenha capital de giro

O gestor precisa estar atento às contas da empresa e conhecer o prazo médio de recebimento de clientes — no caso de um restaurante, pode ser diário, mas em alguns casos, semanal ou mensal — e o prazo para pagamentos de fornecedores. Planeje o capital de giro necessário para o pagamento das contas e entenda qual o prazo de pagamento que pode ser dado aos clientes e os melhores períodos para efetuar investimentos. Na prática, o que deve ser feito é acompanhar diariamente entradas e saídas e em caso de divergência agir sobre o problema no mesmo dia.

Esse acompanhamento pode ser feito com uma planilha de controle de caixa — não tem uma baixe aqui — , porém ela precisa ser completa. Ou seja, os registros precisam conter datas, valores e descrição de cada atividade e prioritariamente devem ser feitos diariamente.

5. Trabalhe com um teto de gastos

Se você não tem um teto de gastos, todos os investimentos se tornam essenciais. É como se você pudesse priorizar todas as compras que planeja fazer, já que não existe um limite claro a ser respeitado. Defina o seu teto de gastos de acordo com seus custos fixos, com as metas da sua empresa, com as suas projeções de crescimento e com a reserva segura que você precisa garantir para os momentos de crise.

6. Tenha um estoque adequado

Ter um estoque adequado não significa ter muitos produtos em estoque, mas sim ter o suficiente — nem muito mais, nem muito menos. Ter muitos produtos em estoque é sinônimo de dinheiro parado, que retém o fluxo de caixa e impossibilita novos investimentos. Quando falamos em restaurantes, que trabalham com muitos produtos perecíveis, a necessidade de gerenciar bem o estoque é ainda maior. Afinal, pior do que um estoque parado, é um estoque que precisa ser descartado por não estar próprio para o consumo. Em outras palavras, é prejuízo certo.

7. Aplique o controle financeiro ao planejamento do seu negócio

O controle financeiro e o planejamento devem andar juntos o tempo todo. Para um controle pleno do capital de uma empresa, é preciso ter um planejamento financeiro claro. O mesmo acontece no movimento contrário: para realizar um bom planejamento, precisamos de dados reais e concretos, que ajudem na definição de objetivos, metas e planos de ação.

8. Ferramentas e soluções para gestão financeira

  1. Auditoria Interna: avaliação das práticas realizadas no âmbito interno da empresa.
  2. Balanço Patrimonial: revela a situação dos lucros, dividendos e patrimônio da empresa.
  3. Conciliação bancária: compara dados sobre a entrada, saída e os saldos da empresa com informações sobre a movimentação bancária.
  4. Controle de custos: avalia os gastos do negócio e os resultados refletidos nessas despesas.
  5. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): é desenvolvido conjuntamente com o balanço patrimonial e tem a função de descrever todas as operações financeiras realizadas pela empresa em um determinado período de tempo.
  6. Soluções para gestão financeira:

QuickBooks ZeroPaper 

Conta Azul

Myfinance

Granatum

Bling ERP


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